“拒绝”让工作高效

(美)普林斯顿大学企业管理客座讲师 Timothy Ferriss
完美是一个不错的理想和方向,但它是一个不可能达到的目标。因此,我们只需专注于将一些事情做到优秀,其他的能达到良好就可以了,没有必要所有的事情都非得自己身体力行,要果断拒绝那些无用的信息
信息时代,浩如烟海的信息铺天盖地而来,如何甄别哪些是有用的信息,哪些是无用信息,显得格外重要。是不是阅读得越多,一个人获得的信息就越丰富,对工作就越有利?我认为很多时候它们并不相干。过去5年里,我从不看新闻,路过书刊亭的时候,我只浏览一些标题就行了。唯一的例外是,在伦敦斯坦斯特德机场买过一份报纸,那也是为了买无糖百事可乐时可以享受打折。但最后我发现,那里不卖百事可乐。

有人会问:这样也能号称见多识广、富有责任心的市民?不看新闻怎么了解最新时事?但我会回答一切问题,事实上比大家想像的还要好。我每周一会用差不多一小时查阅商务电子邮件,了解大量的信息。而在同大家的交往中,我获得的信息并不比别人少。

人生很短,经不起浪费,但对一个悲观主义者或者虚无主义者而言,它又很长。你现在无论在做什么,都只是通往下一个项目或者下一次冒险的踏脚石。如果一直处于过度紧张的状态中,那么就休息一下,将“80/20”法则应用于自己的工作、行为和人际关系上,把80%的时间,用在20%的正确事情上。

年,我们新的销售副总监来公司的第一天,在全员大会上的发言只有以下几句:“我不是来这里交朋友的,而是受命而来,要打造一个销售团队,销售我们的产品,这就是我想做的事情。谢谢!”如此言简意赅的发言,我之前很少目睹过,与目前动辄长达几小时的会议,形成了鲜明对比。

接下来,他履行了自己的承诺。办公室里,喜欢交际的人不喜欢他,因为他雷厉风行,言辞不多。但不容否认的是,每一位员工都尊重他的时间。他从不无故发火,但非常直爽,在他身边工作的人也非常专注。有一些人并不觉得他有领导气质,但都认为他做事非常有效率。他就是这样一个人,不管你是否喜欢他,他的确将工作上的事情打理得无懈可击。还记得,第一次与他在办公室里单独会面时,我刚从4年严格训练的大学毕业出来,说话滔滔不绝:未来计划的讲解、已实践的特别策略、至今为止的反响……侃侃而谈。为了塑造良好的第一印象,那次会面我至少花了2个小时准备。

然而,他微笑着倾听了不到两分钟,就举起手来,显然是要打断我的话。
我停住了。他善意地笑了笑,然后说:“Tim,我不想听故事,直接告诉我你能做什么,想要做什么?”接下来的几周里,他让我意识到,如果不专注或者专注于错误的事情,对如何让公司最大的两三位客户签署购买订单,根本没有好处。此后,我们的会面从未超过5分钟。
从此刻开始,下决心让你身边的人学会专注,避免各种没有明确目标的会议,无论是亲自出席的会议还是远程会议。这些可以通过技巧来解决,不过要作好准备,一些喜欢浪费时间的人,在最初几次遭拒之后会感到不快。一旦大家清楚你的原则是做好事情,而且这个原则不会改变,他们会接受这个原则继续生活。不要做愚蠢的事情,否则你也会成为傻子。

大多数的付出和努力就像学习一门外语一样:6个月的强化集中训练,就可以实现95%正确使用语言的能力,但需要20~30年才能掌握98%正确使用语言的能力。对于很多人来说,没有必要为之较真,完美是个不错的理想,却不是每个人都能实现。

假如不是紧急情况,你可以要求人们按以下方式交流,先后次序为:电子邮件、电话、会面。如果有人建议会面,可要求对方先发一封电子邮件,必要时再通一次电话。如果要拒绝对方,可以用其他紧急事务作借口。

和电话的问候语一样,电子邮件的联系,也应有一定的方式来防止无谓的来回纠缠。因此,一封“我们能下午4点会面吗”的邮件,可以换成“我们能在下午4点会面吗?如果可以……如果不可以……那么,请您给个方便时间”。

你查阅电子邮件的次数越少,这种“如果……那么”的句型就越重要。以我自己为例,我每周只查阅一次电子邮件,我发出去的邮件,可不希望7天后得到仅仅是对“如果”的回答或者其他信息。比如,如果我怀疑一个生产订单还没有到货,我会给货运经理发这样一封邮件:“亲爱的苏珊,新的生产订单到货了吗?如果到了,请通知我。如果还没到,请联系约翰,电话号码88888888,电子邮件XXX(这封邮件也抄送给约翰),并请确认到货日期。约翰,如果货运方面有任何问题,请和苏珊直接协调,她的联系电话是66666666,她有权代表我做500美元额度的决定。如果有紧急情况,请打我的手机,不过我非常信任二位的能力。谢谢!”这就避免了太多随之而来的问题,避免了两次分别对话,而且把自己拉出了解决问题的圈子。

只有在问题得到确认后,才召开会议作决策,而不是开会确认问题。如果有人要求与你会面或者约定某个时间电话商谈,就请对方给你发一封描述会面目的和议程的电子邮件。为作好准备,可以这样说,“您能否发一个有关会议议程的电子邮件?也就是我们需要解决的问题和主题,这将非常有用。先谢谢您了!”

不要给对方留下商量的余地,在对方反驳之前,“先谢谢您了”能增加收到回复的几率。电子邮件有助于明确会议和电话所要达到的理想结果。大多数情况下,会议并没有必要,因为一旦确定了问题,你就可以通过电子邮件回答那些问题,让大家都养成这样的习惯。过去5年多里,我没召开过任何有关商业问题的会议,也没打过多少会议电话,而且电话处理过程都不超过30分钟。

如果确实不能阻止召开会议或者拨打电话,就请确定会议和电话结束的时间,让讨论简短,而不是没完没了。如果事情很清楚,决策时间就不应超过30分钟。在非整点时提醒他人,你还有其他事情要做。然后让大家专注于问题本身,不要互相闲聊、诉苦或者跑题。

如果你不得不参加一个长时间而又没有结果的会议,请会议组织者允许你第一个发言,当你把15-25分钟的讲话结束之后,如果有必要,可以假装接到一个紧急电话,然后赶紧离开,事后再通过别人了解会议的其他内容。另一个选择就是非常坦率地表明,这次会议是多么的无意义。如果你选择这种方式,请作好被解雇的准备,另谋出路。

我希望大家能培养出选择性忽视的离奇本领。视而不见的本领也许是天生的,但它也可以后天训练而成。一个人必须学会去忽视那些无关而琐碎的信息,去除那些无用的干扰。
大量的输出是生活方式设计的基础,要增加输出,只有减少输入。大多数信息耗时、消极,与目标无关,也在你的能力之外。请留意你今天所读所看的东西,然后回答我,它们是否至少和以上四点中的两点相符。我只在每天去午餐时扫一眼售报机的头版标题。过去的5年里,我没有因为这样的选择性忽视而遇到任何麻烦。而且,选择性忽视反而让你有了新的话题,你可以在谈话中问别人:“告诉我,最近世界上有什么新鲜事发生吗?”如果事情真的那么重要,人们一定会谈论它,你也可以从别人口中了解整个事情。我以这种方式所了解到的世界大事,往往比那些专注于细枝末节而失去整个信息森林的人所了解的还要多。从可行性角度来看,每个月我最多能读完三分之一本产业杂志和一本商业杂志,阅读时间在4小时左右。这是以结果为导向的阅读。但睡前我还会读一小时小说,放松一下自己。

在上一次总统选举中,除了身在柏林那段时间,我参与了各项投票。我在几小时内就作出了决定。我给朋友们发电子邮件,他们都受过良好教育,价值观也和我一致,我问他们选了谁以及为什么。其次,我判断人的标准是行动,不是言语。最后,我看了总统候选人的电视辩论。我就做了这么多,而不是跟很多人一样,阅读大量关于他的评论和资料。

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